UTMB WORLD SERIES INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Le UTMB® World Series sono una serie di eventi internazionali di trail running ospitati in tutto il mondo per atleti professionisti e dilettanti. Gli eventi UTMB World Series possono essere ospitati direttamente da SAS UTMB Group o dalle sue controllate (collettivamente "UTMB Group"), da World Triathlon Corporation e le sue controllate (collettivamente "IRONMAN"), o da licenziatari terzi del Gruppo UTMB. I riferimenti a "noi", "noi" o "nostro" si riferiscono al Gruppo UTMB.

UTMB Group si impegna a proteggere la privacy degli utenti e i loro dati personali. Teniamo a ciascuno dei nostri atleti, esistenti e potenziali, e miriamo a mantenere un'adeguata protezione dei loro dati personali ("Dati").

La presente Informativa sulla privacy è stata concepita in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione delle persone fisiche in riferimento al trattamento dei dati personali e sulla libera circolazione di tali dati ("GDPR"). Questo regolamento è stato redatto e approvato dall'Unione Europea (UE) e impone ovunque alle organizzazioni obblighi in materia di legge sulla privacy e protezione dei dati, fintanto che si riferiscono a dati relativi alle persone nella UE. Il regolamento è entrato in vigore il 25 maggio 2018.

Ai sensi dell'articolo 2 del GDRP, per dati personali si intendono tutte le informazioni relative a persone fisiche identificate o identificabili. Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

La presente Informativa sulla privacy descrive il nostro trattamento dei dati personali (i) ottenuti attraverso il sito web UTMB World Series, https:/utmb.world; (ii) raccolti in relazione agli eventi UTMB World Series ospitati direttamente dal Gruppo UTMB, e (iii) ricevuto da terzi oppure IRONMAN in relazione alle World Series UTMB. Il Gruppo UTMB può condividere le informazioni personali soggette alla presente Informativa sulla privacy con IRONMAN o con gli host terzi degli eventi UTMB World Series in conformità con la presente Informativa sulla privacy e la legge applicabile. La presente Informativa sulla privacy non disciplina il modo in cui terze parti, inclusi gli host indipendenti di eventi UTMB World Series e IRONMAN, elaborano le informazioni personali degli utenti.

La presente informativa illustra come il GRUPPO UTMB raccoglie ed elabora i Dati dell'utente quando costui utilizza il sito web utmb.world (il "Sito web") e tutti i siti, le applicazioni ed altri media correlati a UTMB ("Siti secondari") (denominati collettivamente "Siti web").

Elenco dei siti interessati:

• xxx.utmb.world
• accounts.utmb.world
• in.register-utmb.world/xxx
• endurancecui.active.com/new/events/xxx
• shop.utmb.world
• eushop.utmb.world
• live.utmb.world

Acquistando un prodotto, incluso il merchandising, comunque accedendo, visitando o utilizzando i siti web, si riconosce di aver compreso questa Informativa sulla privacy. Qualora non si fosse d'accordo con i contenuti della presente Informativa sulla privacy, non si dovrebbe accedere, visitare e/o utilizzare i Siti web oppure ordinare un prodotto.

Il Gruppo UTMB osserva ulteriori politiche sulla privacy che possono integrare o sostituire la presente Informativa sulla privacy, tra cui a titolo esemplificativo:

• La nostra Informativa sulla privacy della California, per i residenti in California si prega di fare riferimento a https://utmb.world/tig-privacy-policy-california.
• La nostra politica sulla privacy della Virginia, per i residenti in Virginia https://utmb.world/tig-privacy-policy-virginia

Acquisiamo informazioni personali direttamente dall’utente, in modo automatico e da altre fonti. Possiamo combinare le informazioni che riceviamo dagli utenti con quelle provenienti da altre fonti.

1. INFORMAZIONI CHE RACCOGLIAMO DIRETTAMENTE DAGLI UTENTI

L'utente può fornirci direttamente informazioni personali, ad esempio quando crea un account sui nostri siti Web, si registra per un evento o ci contatta tramite e-mail o piattaforme di social media. Le categorie di informazioni personali che possiamo raccogliere includono dati personali (ad es. nome, titolo, cognome, secondo nome, cognome, suffisso, data di nascita, nazionalità); informazioni biografiche (ad es. età, genere); dati di contatto relativi all’utente e i suoi contatti di emergenza (ad es. numero di telefono, indirizzo email, indirizzo postale, codice postale, stato/paese o numero di cellulare); informazioni di identità (ad es. passaporto, carta d'identità, permesso di soggiorno...); informazioni finanziarie; dati di acquisto (es. cronologia degli acquisti, come la data della transazione, ID cliente, ID transazione, ID negozio, quantità totale, importo della consegna, tasse, importo netto delle vendite, numero di prodotti acquistati...), compresa la cronologia dei pagamenti relativi a gare ed eventi; dati relativi al programma di fidelizzazione; dati della connessione (indirizzo IP); dati dei social media, e qualsiasi altro dato che ci venga fornito dall’utente.

2. INFORMAZIONI RACCOLTE AUTOMATICAMENTE

Alcune informazioni possono essere raccolte automaticamente, senza l’esplicito consenso dell’utente, ad esempio quando questo interagisce con i nostri Siti web, trasmettendo automaticamente alcune informazioni personali quali, ad esempio, informazioni sul dispositivo dell'utente (inclusi identificatori di dispositivo), indirizzo IP, pagine Web visitate e azioni intraprese sulle pagine Web (vedi Cookie ‘strettamente necessari’)

I seguenti cookie potrebbero essere esenti dal consenso dell’utente e consentire la raccolta automatica di informazioni:

• cookie che conservano le scelte espresse dagli utenti in merito al deposito dei localizzatori;
• cookie destinati all'autenticazione di un servizio, compresi quelli destinati a garantire la sicurezza stessa del meccanismo di autenticazione, ad esempio limitando i tentativi di accesso robotici o imprevisti;
• Cookie progettati per tenere traccia del contenuto di un carrello su un sito di acquisti o per fatturare all'utente i prodotti e/o i servizi acquistati;
• Cookie per la personalizzazione dell'interfaccia utente (ad es. per la scelta della lingua), laddove tale personalizzazione sia un elemento intrinseco e previsto per il servizio fornito;
• cookie che consentono ai siti a pagamento di limitare l'accesso gratuito a estratti di contenuti richiesti dagli utenti;
• Alcuni cookie che misurano i contatti dei nostri Siti web.

3. INFORMAZIONI ACQUISITE DA ALTRE FONTI

Possiamo anche acquisire le informazioni personali degli utenti da terze parti purché i dati siano stati raccolti in conformità al GDPR. Ad esempio, potremmo ricevere le informazioni da IRONMAN o da host terzi di eventi World Series, dai servizi di integrazione dei dati o dai social media. Le categorie di informazioni che potremmo ricevere includono dati personali (ad es. nome, data di nascita); informazioni biografiche (ad es. età, sesso); dati di contatto relativi all’utente e ai suoi contatti di emergenza (ad es. numero di telefono, indirizzo email, indirizzo postale o numero di cellulare); informazioni finanziarie o cronologia degli acquisti, compresa la cronologia dei pagamenti relativi a gare ed eventi; dati del programma di fidelizzazione.

Possiamo utilizzare le informazioni personali degli utenti per diverse finalità, a seconda della natura del loro rapporto con il Gruppo UTMB. Ad esempio, possiamo trattare le informazioni personali per i seguenti scopi:

• eventi organizzati od ospitati, inclusa proposta di registrazione, comunicazioni pre-evento, check-in, comunicazioni e classifiche post-evento, per l’esecuzione del contratto con l’utente o per promuovere i nostri legittimi interessi nel perseguire le nostre attività commerciali;
• Marketing e pubblicità a sostegno degli interessi legittimi nell'esercizio di attività commerciali o attraverso il consenso ove richiesto;
• Filmare o fotografare eventi, che potrebbero includere l’immagine dell’utente, a sostegno dei nostri legittimi interessi nel tenere traccia dei nostri eventi;
• Analizzare i dati relativi alle persone che interagiscono con le nostre proposte perseguendo i nostri legittimi interessi a comprendere gli interessi e il profilo degli utenti;
• Condividere i risultati degli eventi delle World Series, inclusa la pubblicazione dei risultati, se necessario in virtù del contratto con gli utenti o per promuovere i nostri interessi legittimi nel sostenere globalmente le gare endurance;
• Potenziare le nostre attività e sviluppare nuove proposte per promuovere i nostri legittimi interessi nel sostenere le nostre attività commerciali;
• Fornire il programma Running Stones come necessario per eseguire il nostro contratto con l’utente o, ove richiesto, in base al suo consenso;
• Supportare i partecipanti prima, durante e dopo un evento, per organizzare eventuale assistenza medica, effettuare rimborsi, ove previsto per eseguire il nostro contratto, per proteggere gli interessi vitali di una persona fisica, o per promuovere i nostri legittimi interessi nel fornire un'esperienza positiva al cliente;
• Comunicare con gli utenti in merito a temi che riteniamo di loro interesse, in relazione alle World Series e agli eventi correlati, a sostegno dei legittimi interessi nella promozione di contenuti o attraverso il consenso ove richiesto;
• Ricercare di sponsorizzazioni per eventi a sostegno dei nostri legittimi interessi relativi alle nostre attività commerciali;
• Agire in confomità ai requisiti legali applicabili.
• Elaborare gli acquisti – inclusi processi di pagamento, spedizione di prodotti, coordinamento con i partner incaricati delle spedizioni, gestione di resi e rimborsi – tramite shop.utmb.world, per eseguire il nostro contratto con gli utenti o per promuovere i nostri legittimi interessi nel perseguire le nostre attività commerciali.

Utilizzeremo inoltre le informazioni personali per qualsiasi altro scopo concordato con gli utenti necessario all’adempimento del nostro contratto, laddove determiniamo, in buona fede, che sia ragionevolmente necessario proteggere, ripristinare o preservare i diritti, la proprietà, la salute, la sicurezza o gli interessi vitali di qualsiasi persona oppure per prevenire, indagare o perseguire comportamenti illegali.

Laddove ci affidiamo al consenso degli utenti per elaborare le informazioni personali, è possibile revocare il proprio consenso cliccando sulla scheda ‘Gestione cookie’ sui nostri siti Web. Possiamo anche utilizzare le informazioni degli utenti per predisporre informazioni anonime, deidentificate o aggregate.

Nella misura consentita dalla legge ed in riferimento alla protezione dei diritti degli utenti rispetto al trattamento dei dati e il consenso, possiamo condividere ciascuna delle categorie di informazioni personali sopra descritte con le seguenti terze parti:

• I nostri affiliati: potremmo fornire le informazioni personali dell'utente a soggetti aziendali affiliati per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy.
• IRONMAN: come menzionato sopra, possiamo fornire le informazioni personali dell’utente a IRONMAN. IRONMAN utilizzerà tali informazioni come descritto nella sua Informativa sulla privacy.
• Fornitori di servizi e consulenti professionali: possiamo condividere le informazioni personali dell’utente con i nostri fornitori di servizi, relativi a archiviazione dati, strumenti di servizi digitali, messaggistica e-mail e più in generale in relazione alla manutenzione IT ed enti che svolgono attività di marketing per nostro conto.
• Partner commerciali: possiamo condividere le informazioni personali degli utenti con partner commerciali come quelli che ospitano eventi UTMB World Series o che forniscono servizi correlati.
• Quando richiesto dalla legge.
• Se ragionevolmente necessario per i diritti, la sicurezza o gli interessi vitali nostri, dell'utente o di terzi.
• Nel contesto di una transazione aziendale.
• Su richiesta o consenso degli utenti.
• In caso di fusione o vendita, i dati degli utenti saranno definitivamente trasferiti alla società subentrante.

Possono essere esercitati dall’utente specifici diritti in merito al trattamento dei dati personali. Tali diritti possono includere:

• consentire al trattamento dei dati personali;
• accedere alle informazioni personali, potenzialmente anche in formato portatile;
• ricevere informazioni sul nostro trattamento dei dati personali e ricevere i dati forniti
• rettificare, correggere o integrare le informazioni in nostro possesso sull'utente;
• eliminare, bloccare o anonimizzare le informazioni personali;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la legalità del precedente trattamento e il trasferimento dei dati a terzi;
• rinunciare a determinate divulgazioni delle informazioni personali a terzi;
• rinunciare ad alcune attività di profilazione
• limitare il nostro utilizzo delle informazioni personali;
• opporsi al nostro utilizzo delle informazioni personali;
• non essere illegalmente discriminato per l'esercizio dei diritti;
• presentare un reclamo all'autorità locale per la protezione dei dati.

Gli utenti residenti in Francia hanno il diritto di determinare la gestione dei dati dopo la loro morte.

Questi diritti possono essere limitati o negati in alcune circostanze nell'ambito dell'articolo 23 del GDPR. Ad esempio, è possibile conservare le informazioni personali laddove richiesto o consentito dalla legge, anche se riceviamo una richiesta di cancellazione.

Si può fare riferimento alla sezione DETTAGLI DI CONTATTO per esercitare i propri diritti o, ove consentito dalla legge, per fare appello su come abbiamo gestito la richiesta.

Il consenso al trattamento dei dati personali dell’utente verrà salvato per un periodo di 6 mesi.

Conserveremo i dati per il periodo necessario a soddisfare le finalità di cui sopra e, per quanto riguarda i dati utilizzati nel contesto delle comunicazioni di marketing degli eventi UTMB World Series - se l’utente ha dato il consenso -, per un periodo massimo di 3 anni dopo l'ultima interazione.

Al termine di tali periodi, i dati saranno, se necessario, archiviati per un periodo non superiore ai termini di prescrizione o agli obblighi di archiviazione applicabili o per la durata del procedimento in caso di contenzioso. Una volta scadute queste scadenze, distruggeremo i dati.

Noi e i nostri partner terzi raccogliamo automaticamente determinate informazioni di utilizzo quando l'utente visita i nostri siti Web, app o pagine di social network, quando legge le nostre e-mail o quando interagisce con noi. Cookie, oggetti flash, web beacon, informazioni sui file e tecnologie simili ("Cookie") vengono utilizzati per profilare gli utenti dei nostri siti Web e di altre offerte digitali. Solitamente è possibile modificare le impostazioni del proprio browser per modificare le autorizzazioni a noi e a terze parti per la memorizzazione e l'accesso ai cookie sul proprio dispositivo.

I cookie sono sezioni di codice che consentono la personalizzazione dell’esperienza sul nostro sito web attraverso il salvataggio di alcuni dati personali dell’utente, come l'ID e le preferenze. Un cookie è un piccolo file di dati che viene trasferito sul disco rigido del dispositivo (come il computer o lo smartphone) per finalità di registrazione. I cookie e le tecnologie simili hanno funzioni diverse, come aiutarci a comprendere come vengono utilizzati i nostri siti Web, permettendo così di navigare tra le pagine in modo efficiente, ricordando le preferenze dell’utente e le impostazioni della lingua e migliorando in generale l’esperienza di navigazione. I cookie possono anche aiutarci a garantire che il marketing online sia più pertinente agli interessi dell’utente.

Le tipologie di cookie utilizzati sui nostri siti web possono generalmente essere inseriti in una delle seguenti categorie: strettamente necessario; analisi; funzionalità; pubblicità; social media.

• Strettamente necessari: questi cookie sono essenziali per far funzionare i nostri siti web. Consentono di navigare sui siti web e di utilizzare le loro funzionalità. Senza questi cookie, i servizi necessari per l'utilizzo completo dei nostri siti Web potrebbero non essere disponibili. Non forniamo la possibilità di disabilitare i cookie strettamente necessari. Il blocco di questi cookie tramite il browser potrebbe compromettere la funzionalità dei nostri siti Web.

• Cookie funzionali: questi cookie ci consentono di ricordare le scelte effettuate dall'utente e di personalizzare i nostri siti Web per fornirgli funzionalità e contenuti avanzati. Ad esempio, questi cookie possono essere utilizzati per ricordare il nome utente, la scelta della lingua o la selezione del paese e possono anche essere utilizzati per ricordare le modifiche apportate. Potremmo chiedere il consenso dell’utente per l'implementazione di questi cookie, ove richiesto dalla legge.

• Cookie analitici: questi cookie raccolgono informazioni su come gli utenti utilizzano i nostri siti Web, ad esempio quali pagine vengono visitate più spesso, come gli utenti si spostano da un link all'altro e se si attivano messaggi di errore su determinate pagine. Tutte le informazioni che questi cookie raccolgono sono raggruppate insieme alle informazioni provenienti dall'uso di altri utenti dei nostri siti web. Nel complesso, questi cookie ci forniscono informazioni analitiche su come i nostri Siti web stanno funzionando oltre a informazioni aggiuntive sugli utenti dei nostri Servizi. Potremmo chiedere il consenso dell’utenti per l'implementazione di questi cookie, ove richiesto dalla legge.

• Cookie pubblicitari: questi cookie vengono utilizzati per fornire pubblicità più pertinenti per l'utente e i suoi interessi. Potremmo chiedere il consenso dell’utente per l'implementazione di questi cookie, ove richiesto dalla legge.

• Social media cookies: al fine di migliorare l’esperienza online dell’utente e facilitare la condivisione dei contenuti, alcune delle pagine dei nostri siti Web possono contenere strumenti o applicazioni collegati a fornitori di servizi di social media di terze parti come Facebook o Twitter. Attraverso questi strumenti o applicazioni, il fornitore di servizi di social media può impostare i propri cookie sul dispositivo. Non abbiamo il controllo di questi cookie e l'utente dovrebbe controllare il sito web del fornitore di servizi di social media per ulteriori dettagli su come utilizzano i cookie. Potremmo chiedere il consenso dell’utente per l'implementazione di questi cookie, ove richiesto dalla legge.

Se l'utente accede ai nostri siti Web o alle nostre app tramite un dispositivo mobile con servizi attivati basati sulla posizione, potremmo raccogliere informazioni sulla sua posizione attuale e sul tipo di dispositivo mobile in uso. La maggior parte dei dispositivi mobili offre la possibilità di disconnettersi dai servizi basati sulla posizione o di disattivarli.

Se l’utente preferisce non accettare i cookie, i browser consentiranno di (i) modificare le impostazioni del browser per avvisare l’utente quando riceve un cookie, che consente di scegliere se accettarlo o meno; (ii) disabilitare i cookie esistenti; o (iii) impostare il proprio browser per rifiutare automaticamente i cookie. Si prega di notare che ciò potrebbe avere un impatto negativo sull’esperienza di utilizzo dei nostri siti Web e delle nostre app, poiché alcune funzionalità e servizi sui nostri siti Web e app potrebbero non funzionare correttamente. A seconda del dispositivo mobile e del sistema operativo, potrebbe non essere possibile eliminare o bloccare tutti i cookie. Le impostazioni dei cookie dell'utente possono in genere essere modificate nel menu "opzioni" o "preferenze" del browser. Per comprendere queste impostazioni, i seguenti link possono essere utili, altrimenti è necessario utilizzare l'opzione "Aiuto" nel browser per ulteriori dettagli.

• Cookie settings in Internet Explorer
• Cookie settings in Firefox
• Cookie settings in Chrome
• Cookie settings in Safari web e iOS

Utilizziamo anche ‘clear gif’ nelle e-mail in HTML inviate ai nostri abbonati alla newsletter, per monitorare quali e-mail vengono aperte e quali link vengono cliccati. Le informazioni consentono un reporting più accurato e un miglioramento dei nostri servizi. È possibile impostare le opzioni di posta elettronica per impedire il download automatico di immagini che potrebbero contenere queste tecnologie che ci informano se l’utente ha avuto accesso alla nostra e-mail ed ha eseguito determinate funzioni.

Per ottenere il consenso, l’utente dovrà acconsentire espressamente all’attivazione dei cookie con un chiaro consenso da parte sua. Pertanto, dovrà cliccare su 'Accetto' nel banner dei cookie che troverà una volta entrato nei siti web.

Se l’utente non acconsente, nessun cookie non essenziale verrà installato sul suo dispositivo.

Se l’utente rifiuta, nessun cookie non essenziale verrà installato sul suo dispositivo.

Sullo stesso banner, l'utente avrà la possibilità di scegliere le tipologie di cookie da applicare (cookie analitici, funzionali, pubblicitari e social media).
L’utente può anche scegliere di disattivare le informazioni sulle sue attività online e su siti Web di terze parti per scopi pubblicitari attraverso strumenti di opt-out (disattivazione).

Se si vuole inserire un cookie di "opt-out" sul dispositivo indicando che non si vuole ricevere pubblicità basata sugli interessi, si può cliccare qui e seguire le istruzioni. L'efficacia degli strumenti disponibili può essere limitata se il browser è configurato per bloccare i cookie di terze parti.

I cookie di opt-out funzionano solo sul browser e sul dispositivo su cui vengono scaricati. Si prega di notare che quando si disattiva l’opzione di ricevere annunci pubblicitari basati sugli interessi, questo non significa che non si vedrà più pubblicità. Significa che gli annunci online che si vedranno non dovrebbero essere basati sui propri interessi. Non siamo responsabili dell'efficacia o del rispetto delle opzioni di opt-out o dei programmi di terze parti o dell'accuratezza delle dichiarazioni relative ai loro programmi. Inoltre, terze parti possono ancora utilizzare i cookie per raccogliere informazioni sull'uso dei servizi, anche per l'analisi e la prevenzione delle frodi.

Per limitare la pubblicità basata sugli interessi sul proprio dispositivo mobile, è possibile gestire le impostazioni fornite dal produttore del dispositivo, come "Limit Ad Tracking" per iOS o "Opt-out degli annunci basati sugli interessi" per Android.

Abbiamo implementato una ragionevole sicurezza tecnica e organizzativa per proteggere le informazioni personali. Tuttavia, nessuna informazione condivisa online può essere garantita al 100% in ogni momento. Conserveremo le informazioni personali come ragionevolmente necessario per soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, inclusi gli obblighi di legge.

I dati personali possono essere processati su server e database situati al di fuori della giurisdizione in cui l’utente risiede e dove le leggi sulla privacy potrebbero non essere tutelanti come nella giurisdizione di residenza. Laddove richiesto dalla legge, abbiamo messo in atto adeguate garanzie (come impegni contrattuali) per proteggere i dati. Ci basiamo sulle clausole contrattuali standard dell'Unione europea per inviare i dati soggetti alla EU General Data Protection Regulation a un destinatario situato in un paese che non è tenuto a fornire "adeguate" garanzie a tali informazioni.

È possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati ai recapiti che seguono, per domande o reclami riguardanti il modo in cui i dati personali sono stati utilizzati e in generale per esercitare i propri diritti:

• Per posta, al seguente indirizzo: DPO UTMB SAS UTMB 31 rue du Lyret 74400 Chamonix France
• Inviando una mail al seguente indirizzo: dpo@utmb.world. Qualsiasi richiesta di accesso, modifica o cancellazione dei dati personali sarà trattata quanto prima dopo il ricevimento della richiesta, entro un periodo massimo di 1 mese.

Si ricorda che, in conformità con il regolamento, possiamo essere tenuti a rifiutare di concedere determinate richieste relative ad alcuni di questi diritti (in particolare il diritto di cancellazione), per motivi legittimi come la necessità di difendere i diritti legali o i requisiti di un obbligo legale di conservazione di determinati dati.

In caso di questioni irrisolte, è possibile presentare un reclamo all'autorità di controllo competente, che in Francia è l'Autorità nazionale per la protezione dei dati (CNIL).

Vi informiamo inoltre che gli utenti francesi possono iscriversi alla lista di opposizione di Bloctel.

Inoltre, se si desidera far valere i propri diritti con i destinatari dei dati elencati nel paragrafo 3, è responsabilità dell’utente contattarli in conformità con le procedure indicate nelle loro politiche sulla privacy.

Potremmo aggiornare questa Informativa sulla privacy di tanto in tanto. L'Informativa sulla privacy aggiornata sarà disponibile su ciascuno dei siti web. Vi invitiamo a consultare regolarmente la nostra Informativa sulla privacy, la cui data di ultima pubblicazione online apparirà nella parte superiore di questo documento. L'uso continuativo dei nostri siti web costituisce accettazione dell'Informativa sulla privacy aggiornata.

Last Updated: 31 MAY 2023

UTMB® World Series is a set of international trail running events hosted around the world for star and amateur athletes. UTMB World Series events may be hosted directly by SAS UTMB Group or its subsidiaries (collectively “UTMB Group”), World Triathlon Corporation and its subsidiaries (collectively, “IRONMAN"), or by UTMB Group’s third party licensees. References to “we,” “us,” or “our” refer to UTMB Group.

UTMB Group is dedicated to protect your privacy and your personal data. In such, we value each one of our existing and potential athletes and aim to maintain appropriate protection of your personal data (“Data”).

The present Privacy Notice has been thought so as to comply with the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (“GDPR”). This regulation was drafted and passed by the European Union (EU) and imposes obligations about privacy and security data law onto organizations anywhere, so long as they target or collect data related to people in the EU. The regulation was put into effect on May 25, 2018.

According to article 2 of the GDRP, personal data means any information relating to identified or identifiable natural person. An identifiable naturel person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

This Privacy Notice describes our processing of personal information (i) obtained through the UTMB World Series website, https://utmb.world; (ii) collected in relation to UTMB World Series events hosted directly by the UTMB Group, and (iii) received from third parties or IRONMAN in relation to the UTMB World Series. UTMB Group may share personal information subject to this Privacy Notice with IRONMAN or with third party hosts of UTMB World Series events in accordance with this Privacy Notice and applicable law. This Privacy Notice does not govern how third parties, including independent hosts of UTMB World Series events and IRONMAN, process your personal information.

This Notice explains how the UTMB GROUP collects and processes your Data when you use utmb.world website (the “Website”) and all UTMB related sites, applications and other medias (the “Sub-sites”) (collectively named “Websites”).

List of the Sub-sites concerned:

• xxx.utmb.world
• accounts.utmb.world
• in.register-utmb.world/xxx
• endurancecui.active.com/new/events/xxx
• shop.utmb.world
• eushop.utmb.world
• live.utmb.world

By purchasing a product, including merchandise, or otherwise accessing, visiting or using the Websites, you acknowledge your understanding of this Privacy Notice. If you do not agree with the contents of this Privacy Notice, you should not access, visit and/or use the Websites, or request a product.

UTMB Group has other privacy policies which may supplement or supersede this Privacy Notice, including but not limited to:

• Our California Privacy Policy, for California residents please refer on https://utmb.world/tig-privacy-policy-california.
• Our Virginia Privacy Policy, for California residents https://utmb.world/tig-privacy-policy-virginia

Categories of Personal Information Acquired about You

We acquire personal information from you directly, automatically, and from other sources. We may combine information that we receive from you with information from other sources.

1 - Information We Collect Directly From You

You may directly provide us personal information, such as when you create an account on our Websites, register for an event, or contact us through email or social media platforms. The categories of personal information that we may collect include personal details (e.g. name, title, last name, middle name, maiden name, suffix, date of birth, nationality); biographic information (e.g. age, gender); contact details for you and your emergency contacts (e.g. phone number, email address, postal address, postcode, state/country or mobile number); identity information (e.g. passport, ID card, residence permit…); financial information; purchase data (e.g. purchase history, such as the transaction date, customer ID, transaction ID, shop ID, total quantity, delivery amount, taxes, net sales amount, number of products purchase…), including payment history for races and events; loyalty program data; your connection data (IP address); social media data; and anything else that you provide to us.

2 - Information We Collect Automatically

Certain information may be collected automatically, i.e. without your express consent, such as when you interact with our Websites, some of which may be deemed personal information. The information may include, for example, information about your device including device identifiers, IP address, webpages visited and actions taken on webpages (See Strictly Necessary Cookies)

The following cookies may be exempt from your consent and your information will be collected automatically:

• Cookies that preserve users’ expressed choices about the deposit of trackers;
• Cookies intended for authentication to a service, including those intended to ensure the security of the authentication mechanism, for example by limiting robotic or unexpected access attempts;
• Cookies designed to keep track of the contents of a shopping basket on a shopping site or to invoice the user for the products and/or services purchased;
• Cookies for personalising the user interface (e.g. for the choice of the language), where such personalization is inherent element and an expected one for the service given;
• Cookies allowing paying sites to limit free access to a sample of content requested by users;
• Certain cookies measuring the audience on our Websites.

3 - Information We Collect From Other Sources

We may also acquire your personal information from third parties as long as your Data has been collected in compliance with the GDPR. For example, we may receive your personal information from IRONMAN or from third party hosts of World Series events, from data supplementation services, or from social media. The categories of information that we may receive include personal details (e.g. name, date of birth); biographic information (e.g. age, gender); contact details for you and your emergency contacts (e.g. phone number, email address, postal address or mobile number); financial information or purchase history, including payment history for races and events; and loyalty program data.

How We Use Your Personal Information And The Basis On Which We Use It

We may use your personal information for various purposes depending on the nature of your relationship with UTMB Group. For example, we may process personal information for the following purposes:

• Organizing and hosting events, including offering registration, pre-event communications, check-in, and post-event communications and rankings to perform our contract with you or in furtherance of our legitimate interests in pursuing our commercial activities;
• Marketing and advertising in furtherance of the legitimate interests in pursuing commercial activities or with consent where required;
• Recording or photographing events, which might include your likeness, in furtherance of our legitimate interests in memorializing our events;
• Analyzing data about individuals who interact with our offerings in furtherance of our legitimate interests in understanding the interests and demographics of people who interact with our offerings;
• Sharing the results of World Series events, including publishing results publicly, as necessary to perform our contract with you or in furtherance of legitimate interests in supporting the global endurance race ecosystem;
• Improving our operations and offerings and developing new offerings in furtherance of our legitimate interests of pursuing our commercial activities;
• Providing our Running Stones program as necessary to perform our contract with you or, where required, based on your consent;
• Supporting event participants before, during, and after an event, including to arrange for medical services where necessary or processing refunds, as necessary to perform our contract, to protect the vital interests of a natural person, or in furtherance of our legitimate interests in providing a positive customer experience;
• Communicating with individuals regarding subjects that we think may be of interest, including with respect to World Series and related events, in furtherance of the legitimate interests in promoting content of interest or with consent where required;
• Seeking sponsorship for events in furtherance of our legitimate interests of pursuing our commercial activities;
• Complying with applicable legal requirements.
• Processing purchases -- including initiating payment processes, shipping products, coordinating with participating partners to ship products, and managing returns and reimbursements -- initiated via shop.utmb.world to perform our contract with you or in furtherance of our legitimate interests in pursuing our commercial activities

We will also use personal information for any other purposes that are necessary to fulfil our contract with you or that are agreed upon with you and where we determine in good faith that it is reasonably necessary to protect, restore, or preserve the rights, property, health, safety, or vital interests of any person or to prevent, investigate, or prosecute illegal conduct.

Where we rely on your consent to process your personal information, you may withdraw your consent by clicking on the Cookies Management tab on our Websites.. We may also use your information to prepare anonymous, deidentified, or aggregate information.

How We Disclose Your Personal Information

To the extent permitted by the law and in regards to the protection of your rights and freedom with respect in the processing of your Data and the consent you have given, we may share each of the categories of personal information described above with the following third parties:

• Our affiliates: We may provide your personal information with affiliated corporate entities for the purposes described in this Privacy Notice.
• IRONMAN: As mentioned above, we may provide your personal information to IRONMAN. IRONMAN will use that information as described in its Privacy Policy.
• Service providers and professional advisors: We may share your personal information with our service providers such as data storage providers, digital service tool providers, email messaging providers and more generally in relation to IT maintenance, and entities that conduct marketing on our behalf.
• Business partners: We may share your personal information with business partners such as those who host UTMB World Series events or provide related services.
• When required to do so by law.
• Where reasonably necessary for the rights, safety, or vital interests of us, you, or a third party.
• In the context of a corporate transaction.
• At your direction or with your consent.
• In the event of a merger or sale, your Data will permanently be transferred to the successor company.

Your Choices and Rights

You may have certain rights regarding our processing of your personal information. These rights may include rights to:

• give your consent on whether we process your personal information;
• access your personal information, including potentially in a portable format;
• receive information about our processing of your personal information as well as receive the data you have provided to us
• rectify, correct, or supplement the information we hold about you;
• delete, block, or anonymize your personal information;
• withdraw your consent at any time, without affecting the legality of the previous processing and transfer to your Data to third parties;
• opt out of certain disclosures of your personal information to third parties;
• opt out of certain profiling activities
• restrict or limit our use of your personal information;
• object to our use of your personal information;
• not be unlawfully discriminated against for exercising your rights;
• lodge a complaint with your local data protection authority.

If you are a French resident, you have the right to determine what happens to your data after your death.

These rights may be limited or denied in some circumstances within the scope of the article 23 of the GDPR. For example, we may retain your personal information where required or permitted by law even if we receive a request to delete.

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